Datenschutzinformation für Online-Veranstaltungen via „Teams“ der MEDICE Health Family

Sehr geehrte Teilnehmerinnen und Teilnehmer,

im Rahmen Ihrer Teilnahme an einer unserer Online-Veranstaltungen erheben und verarbeiten die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligten, ihr angeschlossenen Unternehmen der MEDICE Health Family (z.B. bei Teilnehmern aus England die MEDICE UK), sowie die Microsoft Ireland Operations Limited personenbezogene Daten von Ihnen.

Angeschlossene Unternehmen sind alle Unternehmen, an denen die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG zu 50% oder mehr beteiligt ist, u.a. aber nicht abschließend die Medigital GmbH, MEDICE UK, MEDICE Ibérica, Sustainable4u GmbH und die Schaper & Brümmer GmbH & Co. KG.

Wir nutzen das Tool „Microsoft Teams“, der Microsoft Deutschland GmbH, zur Durchführung unserer Online-Veranstaltungen. Der Mutterkonzern der Microsoft Deutschland GmbH hat seinen Sitz in den USA.

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Microsoft Teams“ aufrufen, ist der Anbieter von „Microsoft Teams“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internet-seite ist für die Nutzung von „Microsoft Teams“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Microsoft Teams“ herunterzuladen.

Wenn Sie die „Microsoft Teams“-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie „Microsoft Teams“ auch über Ihren Browser nutzten. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Microsoft Teams“ erbracht.

Es werden folgende personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben:

  • Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Stadt, Land/Region, Postleitzahl)
  • Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/Hardware-Informationen, erfolgte Teilnahme, Dauer der Teilnahme)
  • Video-, Audio- und Präsentations-aufnahmen, Textdatei des Webinar-Chats (inkl. Namen der Teilnehmer, die im Chat Fragen stellen)
  • Bei Einwahl mit dem Telefon (Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.)
  • Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren.

Während der Dauer der Online-Veranstaltungen werden das Mikrofon Ihres Endgeräts, sowie die Videokamera Ihres Endgeräts abschaltet bzw. stummgestellt, um unrechtmäßige Aufzeichnungen Ihrer Person zu vermeiden.

Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen.

Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bilden Ihre informierte, freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO, sowie unser berechtigtes Interesse zur effektiven Durchführung der Online-Veranstaltung gem. Art. 6 Abs. lit. f) DSGVO.

Verantwortliche Stelle für den Datenschutz nach DSGVO:
MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG
Kuhloweg 37, 58638 Iserlohn
Telefon: +49 (0)2371 937 0

Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:

  • Durchführung und Aufzeichnung des Webinars
  • Übermittlung der Teilnahmebescheinigung und ggf. der Veranstaltungsaufzeichnung an angemeldete Teilnehmer
  • optional: zur späteren Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken

Die im Rahmen der Webinar-Anmeldung und Teilnahme erhobenen Daten werden auf den Servern des Servicedienstleisters Microsoft Deutschland GmbH in Deutschland erhoben und für 6 Monate, nach Durchführung des Webinars, gespeichert. Zugriff auf diese Daten haben ausschließlich die an der Durchführung der Online-Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter der MEDICE Health Family. Mit Ablauf dieser Speicherfrist werden die Daten auf den Servern der Microsoft Deutschland GmbH manuell gelöscht.

Im Bedarfsfall wird die Videoaufzeichnung der Online-Veranstaltung wird auf den Servern des Servicedienstleisters Microsoft Deutschland GmbH in Deutschland erhoben und für 6 Monate, nach Durchführung der Online-Veranstaltung, gespeichert. Zugriff auf diese Daten haben die an der Durchführung der Online-Veranstaltung beteiligten Mitarbeiter der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co KG und bei Teilnehmern aus England der MEDICE UK, sowie die angemeldeten Teilnehmer der Online-Veranstaltung. Mit Ablauf dieser Speicherfrist werden die Daten auf den Servern der Microsoft Deutschland GmbH manuell gelöscht.

Nach dem Webinar werden die von Ihnen erhobenen Daten von den Servern der Microsoft Deutschland GmbH heruntergeladen und im Rahmen der Bescheinigungsübermittlung, Nachbereitung der Online-Veranstaltung, sowie ggf. der Übermittlung des Links zur Webinar-Aufzeichnung auf den zugriffsgesicherten Servern der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG weiterverarbeitet und gespeichert.

Zugriff auf diese Daten haben ausschließlich die berechtigten, an der Durchführung des Webinars beteiligten Mitarbeiter der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und bei Teilnehmern aus England, die berechtigten Mitarbeiter der MEDICE UK.

Wenn Sie keiner weiteren Verwendung Ihrer, im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung und -teilnahme, erhobenen Daten zur späteren Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken zugestimmt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Übermittlung der Teilnahmebescheinigung und ggf. des Links zur Veranstaltungsaufzeichnung manuell durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und, bei Teilnehmern aus England, die MEDICE UK gelöscht.

Wenn Sie zusätzlich der Verwendung Ihrer Daten zur späteren Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken zugestimmt haben, werden Ihre Kontaktdaten nach Zweckerfüllung, spätestens mit Widerruf Ihrer Einwilligung durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und die ihr angeschlossenen, involvierten Unternehmen der MEDICE Health Family manuell gelöscht.

An folgende Dritte Parteien können die personenbezogenen Daten übermittelt werden:

  • zuständige Behörden, im Falle einer Überprüfung
  • bei gesonderter Einwilligung: lokale Kooperationspartner der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH
  • angemeldete Webinar-Teilnehmer (falls Sie Fragen über die Chatfunktion während des Webinars gestellt haben)
  • MEDICE UK, im Rahmen der Nachbereitung des Webinars für Teilnehmer aus England
  • den Weisungen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG unterliegende Auftragsverarbeiter (Microsoft Deutschland GmbH)

Hierzu bestehen entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 DSGVO zwischen MEDICE und den Tochterfirmen.

Bei dem Mutterkonzern Microsoft Corporation, des von MEDICE eingesetzten IT-Dienstleister Microsoft Deutschland GmbH, handelt es sich um ein US-Unternehmen. Die MEDICE setzt nur US-Unternehmen ein, welche sich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben, somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gem. Art. 45 DSGVO greift (d.h. ein angemessenes Datenschutzniveau besteht) und bei denen eine Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der EU erfolgt. Um Ihre Daten zu schützen, wurden darüber hinaus Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den Dienstleistern abgeschlossen.

Die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG versichert Ihre Daten nur an Stellen weiterzugeben, die ein geeignetes Datenschutzkonzept entsprechend den geltenden Verordnungen und Gesetzen vorweisen können und mit denen, wenn erforderlich, entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 oder Art. 28 DSGVO bestehen.

Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist es unser Ziel, Ihre Datenschutzrechte zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.

Folgende Rechte können Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten wahrnehmen:

  • Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
  • Sie können die Anpassung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, sofern diese fehlerhaft oder unvollständig sind.
  • Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fordern. (1) Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten. (2) Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung ablehnen. (3) Wenn die Daten vom Verantwortlichen für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zu Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. (4) Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung, solange die entsprechende Interessensabwägung nicht geklärt ist.
  • Sie können eine Datenübertragung der zu Ihrer Person erhobenen Daten an Sie oder eine von Ihnen bestimmte Stelle verlangen.
  • Sie können, bei Vorliegen einer Beschwerdegrundlage, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen.
  • Sie können die Löschung der zu Ihrer Person erhobenen Daten verlangen.
  • Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit formlos, ohne Angaben von Gründen widersprechen. Wenn die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt.
  • Sie können eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widerrufen.

Bei einem Widerruf/Widerspruch entstehen Ihnen keine Nachteile. Der Widerruf/Widerspruch gilt dabei mit Wirkung für die Zukunft; die bisherigen Datenweitergaben bleiben rechtmäßig. Ihre Daten werden fortan nur noch eingeschränkt durch die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG und die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligten, ihr angeschlossenen Unternehmen der MEDICE Health Family verarbeitet, wenn entsprechende gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) und unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dies vorgeben.

Sie erreichen das Datenschutzteam der MEDICE Health Family unter:

Kontakt Datenschutzteam MEDICE:
MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG
Datenschutz
Kuhloweg 37
58638 Iserlohn
Telefon: +49 (0)2371 937 0
E-Mail-Adresse: datenschutz@medice.de

Falls Sie Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder von Ihren Betroffenenrechten Gebrauch machen möchten, können Sie sich auch direkt an die lokalen Partner wenden: Partner